Želite v vašem podjetju vzpostaviti nov proces? Preverite, kako se lotiti njegove postavitve in na kaj morate biti pozorni.

Vzpostavljanja procesa se je najbolje lotiti postopoma, po že vnaprej določenih korakih. Najbolj ključni fazi sta fazi načrtovanja in nadzorovanja. Saj, če se že načrtovanja ne lotimo pravilno, ki je temelj za celotno postavitev procesa, bodo tudi vse nadaljnje faze stale na majavem temelju in bo posledično proces neustrezno postavljen ter verjetno neuspešno izveden oz. neuspešen.

Pri postavitvi procesa vam priporočam, da uporabite Demingov krog, štiristopenjsko metodo, ki se uporablja za nadzor in izboljšavo procesov ter izdelkov.

1. FAZA – NAČRTOVANJE

Najprej je potrebno predvideti kako bi in bo na novo postavljen proces vplival na ostale že delujoče procese. Kje bi lahko prišlo do kritičnih točk v medsebojnem sodelovanju med procesi in kakšne so te kritične točke, da bi lahko za njih potem predvideli potrebne ukrepe oz. rešitve.

Če želimo vedeti ali proces, enkrat, ko ga postavimo, deluje uspešno, je seveda potrebno določiti kazalnike in cilje, ter konstantno spremljati doseganje zastavljenih ciljev, ter sproti odpravljati deviacije, ki povzročajo nedoseganje ciljev.

Pred pričetkom vzpostavitve procesa je prav tako potrebno pregledati in ugotoviti ali imamo dovolj kadra, da bodo ta proces lahko izvajali, in ali ti ljudje imajo dovolj znanja, da ga lahko uspešno izvajajo. Razmisliti je potrebno tudi o pooblastilih in odgovornostih za določene postopke v procesu.

Opredeliti je potrebno tudi točke preverjanja kakovosti, če je to proces, ki zagotavlja proizvode ali storitve. 

Prav tako je pred pričetkom potrebno predvideti morebitna tveganja, ki bi lahko izhajala iz tega procesa in morebitne priložnosti.

2. FAZA – REALIZACIJA

Ko vse to opredelimo in ugotovimo, sledijo koraki postavitve. V tem koraku se izvaja:

  • prilagoditev ali izgradnja novih prostorov za delovanje procesa,
  • nabava potrebne opreme ali strojev,
  • izobraževanje zaposlenih, ki bodo izvajali proces,
  • definiranje in vpeljava kontrolnih točk kakovosti
  • izdelava planov kakovosti,
  • določitev odgovornosti in pooblastil zaposlenim. 

3. FAZA – NADZOR

V fazi nadzora se proces zažene in spremlja njegovo delovanje. Išče se morebitna ozka grla in rešitve zanje. Obenem se nadzoruje tudi uspešnost procesa (kakovostni izdelki ali storitve, št. reklamacij ali pritožb, št. neskladnih izdelkov, ki niso prestali kontrole, …).

4. FAZA – KOREKTIVNO UKREPANJE

Ko je enkrat proces zagnan in se ugotovijo pomanjkljivosti, se v fazi korektivnega ukrepanja prične s korektivnimi ukrepi, ki služijo stabilizaciji procesa in odpravi ozkih grl ter odpravi vzrokov za neskladne izdelke ali reklamacije.

A to še ni konec – korektivno ukrepanje je namreč potrebno plansko umestiti v proces, ga izvesti, nadzorovati in po potrebi popravljati.  

Vsaka sprememba v procesu in vsako končano obdobje procesa se ponovno prične z načrtovanjem. Če gre za proizvodnjo se običajno načrtuje glede na naročila ali celo na letni bazi, če imate tak proizvod. Enako velja za storitve – ob vsakem naročilu se planira izvedba storitve. Te faze vas bodo spremljale od postavitve do prenehanja delovanja procesa.

Ta pristop vam ni v pomoč le pri postavitvi procesa, temveč ga lahko uporabite tudi na že obstoječih in že delujočih procesih za izboljšanje le teh.

Marica Pervan Mak

Foto: Karn G. Busluk/Wikipedia