Ni skrivnost, da je standard ISO 9001:2015 že septembra izšel v svoji pomlajeni in nadgrajeni podobi. Z nekaterimi svojimi spremembami je povzročil, da je završalo med strokovnjaki, del njih pa je raje nekoliko obstal in čakal, da se z novimi izzivi spoprimejo drugi. Če se v svetovnem merilu lahko pohvali podjetje Ferrari, da so bili eni izmed prvih podjetij, ki so se uspeli certificirati, se Slovenci lahko – kot po naključju – lahko pohvalimo prav tako z junakom na kolesih, ki mu je uspelo med prvimi orati ledino. Ime slovenskega podjetja, ki se ukvarja z mednarodno špedicijo, je morda nekoliko manj zveneče, a če se nekoliko pošalimo – so zato njegova vozila precej večja od Ferrarijevih.
Izzivi pri vpeljavi: pomembna je podpora vodstva
Če ste med prvimi, ki vpeljujete nov standard, vas čaka veliko neznanega. Ne bo namreč soseda, kateremu bi lahko pogledali čez ramo in si izposodili listek za plonkanje.
Vpeljave sistema kakovosti po ISO 9001:2015 smo se v podjetju za mednarodno špedicijo lotili konec prejšnjega leta in bili prijetno presenečeni nad zagnanostjo ter sodelovanjem vodstva pri načrtovanju in izvajanju sistema kakovosti.
Ta podpora se izkaže za izjemno pomembno, ko je podjetje postavljeno pred nove izzive: že sama vpeljava sistema kakovosti za veliko večino podjetij predstavlja svojevrsten izziv, saj od njih zahteva, da od ustaljenega načina poslovanja prestopijo nekaj stopničk višje. Če gre za vpeljavo področij, ki so zanje (in morda celo za svetovalce) nova nasploh, pa je izziv toliko večji in je podpora vodstva tista, ki odločilno prispeva k uspešnosti in učinkovitosti uvedenega sistema vodenja.
Če je podjetje že globoko zakopani v upravljanje s tveganji, ima za spodnjo situacijo že pripravljen plan B – če ne, ga bodo izzivi ujeli nekoliko nepripravljenega.
Razmišljanje na podlagi tveganja: na potresnem območju nikar ne gradite steklarne
Ena izmed najbolj aktualnih in kontroverznih novosti je razmišljanje na podlagi tveganja (risk based thinking). Nekatere strokovnjake je navdušil, spet drugi so pojem označili za prodajanje pločevinke zraka in želeli, da bi se standard naslanjal na terminologijo, uporabljeno v ISO 31000 (Upravljanje tveganj). Najpogostejši ugovor se glasi, da razmišljanje na podlagi tveganj vsakemu podjetniku pravzaprav že teče po žilah, saj brez njega poslovanje ne bi bilo sploh mogoče in da je takšna zapoved malodane nepotrebna.
Standard ISO 9001:2015 namreč ne predpisuje uporabe formalne metode za upravljanje tveganj, zahteva pa, da načrtujete z ozirom na prepoznana tveganja.
Med vzpostavljanjem sistema kakovosti ISO 9001:2015 je tudi slovensko špeditersko podjetje naletelo na podobno oviro. Kako napolniti ta pojem na način, ki ne bo le formalno zadostil zahtevi standarda, marveč bo podjetju ustvaril orodje, s katerim bo le-to uspešneje bilo bitko na trgu?
Odgovor na to smo našli v izdelavi registra vseh tveganj, ki jih je podjetje prepoznalo kot dovolj resna in dovolj pomembna in v izdelavi ocene tveganj, kjer smo skupaj prepoznali množico ukrepov, s katerimi bo podjetje ta tveganja v prihodnjem letu poskusilo iz »rdečih številk« znižati na številke bolj pomirjujočih barv. Register tveganj bo podjetje letno popravljalo in dopolnjevalo, prav tako tudi oceno tveganj. Podjetje je že kaj kmalu po začetku uvajanja podjetje to prepoznalo kot nepogrešljivo orodje v svojem poslovanju.
Standard zahteva tudi, da podjetje prepozna svoje priložnosti za izboljšave. Kot bo pojasnjeno v enem od prihodnjih prispevkov, le-te niso zgolj pozitivna plat napram tveganjem, marveč kategorija zase, ki podjetju daje še močnejšo stimulacijo za nenehno izboljševanje.
Kontekst organizacije: ščepec viharjenja možganov
Ena izmed novosti, ki jo predpisuje ISO 9001:2015, je tudi »kontekst organizacije«. Slednje pomeni, da mora podjetje opredeliti vsa zunanja in notranja vprašanja, ki lahko vplivajo na doseganje njenih ciljev in strateških usmeritev.
Najlažje začnemo z njihovim določanjem z nekoliko »brainstorming« metode oz. t.i. viharjenjem možgan, saj so to informacije, ki jih vodstvo vsakega podjetja tako ali tako nosi že v glavi, potrebno je le še njihovo oblikovanje ter zapis. V našem primeru špediterskega podjetja smo se jih odločili oblikovati v obliki prilagojene SWOT analize, v kateri smo poleg zunanjih in notranjih dejavnikov, pripadajočih prednosti in slabosti ter priložnosti in tveganj, opredelili še ustrezne predvidene ukrepe, ki se z njimi spopadajo.
»Mojca, kam si dala dokumentirane informacije?« ali kaj standard v resnici želi od vas
Standard ISO 9001:2015 uvaja novo besedno zvezo: dokumentirane informacije.
Morda bi si prenekateri presojevalec želel enotno in – hm – standardizirano izrazoslovje, saj se tako ne bi rabil vsak dan v različnih podjetjih ukvarjati z različnimi. A na srečo podjetij, je standard bolj na strani uporabnosti in posebej poudarja, naj organizacije uporabijo sebi znano terminologijo – takšno, ki je v njihovem podjetju dejansko v živi uporabi.
Zato brez strahu – ne bo potrebno ob kuhanju jutranje kave spraševati sodelavke, če lahko s police prinese dokumentirane informacije v ovitku rdeče barve. Uporaba besed kot so zapisniki, računi, dobavnice, itd. bo v podjetjih živela še naprej.
Drži, da nova izvedba standarda postavlja svetovalce, presojevalce in podjetja pred nekatere nove izzive. A naj zavedanje, da »Večji kot je izziv, večja je tudi priložnost.« pomaga pri spopadanju z njimi.